Los 15 errores más comunes en el control del almacén.
- Siticob La Revista
- 1 jul
- 3 Min. de lectura
Actualizado: hace 4 días
Por Ing. Marco Vázquez Balmori.
El almacén es el corazón operativo de cualquier empresa de distribución o producción. Su eficiencia impacta directamente en el servicio al cliente, los costos y la rentabilidad. Sin embargo, incluso los mejores equipos pueden caer en errores comunes que, con el tiempo, se convierten en cuellos de botella silenciosos. Detectar y corregir estas fallas no solo mejora el desempeño, sino que impulsa la cultura de mejora continua.
Detalles que, sumados terminan retrasando embarques, generando devoluciones, causando sobre costos o peor aún, generando clientes insatisfechos.
En este artículo no vengo a darte una cátedra teórica. Vengo a contarte lo que yo he visto tras años de experiencia implementando GneWms con diversos clientes, que ya son usuarios de SAP, Oracle, incluso con sistemas propios.
Aquí te comparto los 15 errores más comunes que me he encontrado en el control de almacenes, con el objetivo de ayudarte a identificarlos, evitarlos y transformar tu operación en un motor de excelencia logística.
1) Falta de inventario actualizado en tiempo real: No se registran entradas y salidas al momento, lo que provoca errores de stock.
2) Ubicación física incorrecta: Colocar productos en ubicaciones distintas a las asignadas, lo que dificulta el picking.
3) Etiquetado inadecuado o inexistente: Productos sin código de barras o con etiquetas poco claras, lo que causa errores en el escaneo y surtido.
4) Errores en el conteo físico de inventario: Por falta de capacitación, desorganización o procesos manuales mal ejecutados.
5) No tener un sistema de gestión de almacén (WMS): Usar Excel o registros manuales genera errores de control, trazabilidad y lentitud en la operación.
6) No seguir el principio FIFO o FEFO: Cuando pregunto si aplican FIFO o FEFO, a veces me dicen “más o menos”. Por desconocimiento y eso en productos perecederos, se traduce en mermas.
7) Desorganización en el layout del almacén: Almacenes sin lógica de flujo o sin zonas definidas (recibo, picking, embarque), lo que entorpece la operación.
8) Falta de control sobre el ingreso de mercancías: No validar cantidades y condiciones físicas al recibir, después cuando hay un faltante o defecto, ya no hay evidencia para reclamos.
9) No registrar correctamente mermas, robos o errores: Provoca que el inventario teórico no refleje la realidad física.
10) Ausencia de KPIs: Si no se miden la exactitud de inventario, tiempos de surtido, cumplimiento de embarques, etc. ¿Cómo sabemos si estamos mejorando o empeorando?
11) Capacitación ausente: Hay veces en que sí hay capital humano pero sin herramientas o incluso la alta rotación también juega en contra, y sin un plan de formación constante, el error se vuelve rutina.
14) Falta de integración con sistemas de venta o ERP: Almacén, ventas y compras tienen que estar conectados. Si no, las decisiones se toman con datos parciales, y eso se paga caro.
15) Falta de planeación de la demanda: He visto almacenes llenos de producto que no rotan y otros vacíos de materiales críticos. Sin pronósticos, todo es reacción.
En el ritmo acelerado de las operaciones logísticas, es fácil que pequeños errores pasen desapercibidos… hasta que se convierten en grandes problemas.
Después de varias visitas, aprendí que hay una herramienta muy sencilla y poderosa y que marca la diferencia: checklist de auditoría interna.
Más que una simple lista, es un aliado en la búsqueda de la excelencia operativa. Implementarlo con disciplina puede marcar la diferencia entre un almacén promedio y uno verdaderamente eficiente y confiable.
12) Picking incorrecto o incompleto: Entregas erróneas al cliente que afectan la satisfacción y generan devoluciones.
13) No hacer auditorías cíclicas (conteos ciegos): Solo hacer inventarios anuales permite que errores se acumulen.
8) Falta de control sobre el ingreso de
mercancías: No validar cantidades y
condiciones físicas al recibir, después
cuando hay un faltante o defecto,
ya no hay evidencia para reclamos.
9) No registrar correctamente mermas, robos o errores: Provoca que el inventario teórico no refleje la realidad física.
10) Ausencia de KPIs: Si no se miden la exactitud de inventario, tiempos de surtido, cumplimiento de embarques, etc. ¿Cómo sabemos si estamos mejorando o empeorando?
11) Capacitación ausente: Hay veces en que sí hay capital humano pero sin herramientas o incluso la alta rotación también juega en contra, y sin un plan de formación constante, el error se vuelve rutina.
12) Picking incorrecto o incompleto: Entregas erróneas al cliente que afectan la satisfacción y generan devoluciones.
13) No hacer auditorías cíclicas (conteos ciegos): Solo hacer inventarios anuales permite que errores se acumulen.
Aquí tienes el Checklist para tu Auditoria Interna de Almacén:
Aplícalo cada 3 o 4 meses con tu equipo operativo, de esta manera usas los puntos débiles como base para tus reuniones de mejora. Conviértelo en parte de tu cultura operativa.
Escríbenos y cuéntanos cómo podemos ayudarte.
