BUENAS PRÁCTICAS LOGÍSTICAS:en escenarios donde fallar NO ES OPCIÓN

POR: OCTAVIO MOLINA

Cuando el inventario deja de ser un KPI y se convierte en vidas

En supply chain estamos acostumbrados a medir todo: fill rate, OTIF, rotación de inventario, días de cobertura. Operamos bajo la lógica de optimizar números, mejorar eficiencia y reducir costos.

En 2017 trabajando para un organismo humanitario en la gestión del abastecimiento para un hospital de maternidad en Iraq, entendí que hay contextos donde los indicadores cambian por completo.

Ahí, el inventario no era un KPI.

Era la diferencia entre la vida y la muerte.

UN ALMACÉN EN CONTEXTO DE URGENCIA

El hospital operaba en campo de refugiados en Domiz Irak, debido a los conflictos muchas personas tuvieron que evacuar muchas zonas reubi-candose en instalaciones humanitarias. Con demanda impredecible y recursos limitados. Cada día llegaban mujeres en condiciones críticas, muchas sin atención previa.

Los insumos más básicos eran, en realidad, los más críticos:

• Oxitocina para hemorragias postparto.

• Antibióticos.

• Kits de parto estériles.

Un faltante no significaba un retraso.

Significaba que alguien podía no sobrevivir.

REDEFINIENDO EL CONCEPTO DE INVENTARIO

En ese entorno, los principios clásicos de supply chain seguían siendo válidos, pero con un enfoque distinto.

El "safety stock" dejó de ser una fórmula financiera. Se convirtió en una contribución directa para la vida y salud de mujeres.

Mantener inventario adicional de insumos críticos no era ineficiencia era preparación para lo inesperado. Porque en ese contexto, la variabilidad no era la excep-ción, era la norma.

VISIBILIDAD TOTAL, SIN EXCUSAS

No había espacio para errores. Saber exactamente qué había en inventario, dónde estaba y si era utilizable era fundamental.

La exactitud no se medía en porcentajes, sino en confianza operativa real.

Se implementaron prácticas simples, pero rigurosas:

CONTEOS FRECUENTES → INVENTARIO CÍCLICO DIGITAL EN TIEMPO REAL

Práctica:

Implementar conteos cíclicos continuos para insumos críticos, priorizados por nivel de impacto.

• Uso de handhelds para escaneo de códigos de barras.

• Actualización inmediata en sistema (WMS / ERP).

• Validaciones automáticas para evitar errores de captura.

  
  

Mayor exactitud sin interrumpir la operación, con visibilidad en tiempo real de productos clave.

CONTROL DE CADUCIDADES → TRAZABILIDAD INTELIGENTE POR LOTE Y FECHA

Práctica:

Gestionar inventario bajo lógica FEFO (First Expire, First Out), especialmente en insumos sensibles.

• Escaneo de lote y fecha de caducidad desde handheld.

• Alertas automáticas de vencimiento próximo.

• Bloqueo de uso de producto expirado.

  
  

Reducción de mermas y eliminación de riesgos por uso de insumos no aptos.

ORGANIZACIÓN → UBICACIÓN DIGITAL Y GUIADA

Práctica:

Estructurar el almacén con ubicaciones definidas y accesibles según criticidad y rotación.

• Asignación de ubicaciones en sistema (slotting digital).

• Handnelas que gulan al usuario al picking correcto.

• Confirmación por escaneo para evitar errores.

  
  

Menos tiempo de búsqueda, mayor velocidad de respuesta y reducción de errores operativos.

CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS → TRAZABILIDAD END-TO-END

Práctica:

Registrar cada movimiento de inventario de forma inmediata y verificable.

Cómo lo habilita la tecnología:

• Escaneo en recepción, traslado y consumo.

• Registro automático de quién, cuándo y dónde.

• Integración con sistemas para visibilidad completa.

Porque cuando llega una emergencia, no hay tiempo para buscar, dudar o corregir.

LA IMPORTANCIA DE SIMPLIFICAR

En entornos de alta presión, la complejidad es un enemigo. Reducir el número de referencias, estandarizar kits y simplificar procesos permitió responder

más rápido y con menos errores.

La lección fue clara:

Cuando todo es incierto, lo simple funciona mejor.

EL VERDADERO PROPÓSITO DEL ALMACÉN

En ese hospital, el almacén no era un área de soporte.

Era parte directa del sistema de atención.

Cada decisión logística impactaba la capacidad del equipo médico para actuar a tiempo. El supply chain no terminaba en la entrega.

Comenzaba en el momento en que un insumo estaba disponible cuando más

se necesitaba.

En muchos entornos, los KPls son necesarios. Nos ayudan a medir, mejorar y escalar operaciones. Pero experiencias como esta obligan a replantear su propósito.

Porque detrás de cada indicador hay un impacto real. Y en algunos casos, ese impacto no se mide en porcentaje de servicio... se mide en vidas.

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In: Octavio Molina